Este método que te presentamos debe su nombre al expresidente estadounidense Dwight Eisenhower, un hombre reconocido por su extrema productividad. Stephen Convey, experto en administración empresarial y escritor reconocido por sus libros sobre productividad, retomó los hábitos del expresidente y creó lo que llamó «la matriz Eisenhower», también conocida como la caja Eisenhower, la matriz urgente/importante o la matriz de administración de tiempo.
Este método consiste, en gran medida, en planificar y en priorizar tareas semanales y mensuales mediante un proceso de dividir las mismas en cuatro cuadrantes, que van de lo más importante a menos importante. Este método te permite visualizar el orden de urgencia de tus tareas y no abrumarte teniéndolas acumuladas en la cabeza.
Al administrar tus trabajos de esta forma, eres capaz de darte cuenta de qué actividades se podrían delegar, por ejemplo, a otro miembro del equipo, o incluso eliminar de la lista porque no presenta relevancia alguna. También podrás observar que hay tareas sin ninguna urgencia que no tienen por qué realizarse de inmediato, pero que tampoco conviene posponer demasiado porque podrían traer beneficios para tu empresa o tu actividad en general.
Es preciso decir que la matriz de Eisenhower es una aliada ideal, no sólo para no dedicar horas extra al trabajo, sino también para que el tiempo que inviertas en el trabajo sea exclusivamente tiempo de calidad.
Implementar este método es mucho más sencillo de lo que parece. ¡Observa!:
1. Divide tus cuadrantes
El primer paso es establecer los cuadrados donde se dividirán las tareas, es decir, debes imaginar cuatro tipos de prioridad, que son: importante, no importante; urgente, no urgente. Se plantean como en la imagen:
2. Coloca y distribuye las tareas sobre los cuadrantes
Para saber cómo priorizar tus tareas, debes analizar qué es lo que debe clasificarse como “urgente” y qué debe estar en “importante”. Te explicaremos la definición de lo que entraría en cada cuadrante:
Primer cuadrante: urgente + importante. Es lo prioritario, es decir, lo que debe realizarse lo antes posible. Hace referencia a situaciones extraordinarias, son tareas que surgen de imprevisto, como cuando se cae la página web de tu negocio y es imperativo restaurarla.
Cuadrante 2: importante + no urgente. Es todo aquello importante y que debe cumplirse, pero que no tiene una fecha inmediata y no requiere hacerse en el momento, como el presupuesto sobre un seguimiento de marketing que te han pedido para un posible evento del próximo año.
Cuadrante 3: urgente + no importante. Esta clasificación puede resultar algo confusa, porque no la solemos tener presente todo el tiempo, pero sí, existen tareas que son urgentes y no importantes. Estas tareas pueden ser las que podrías delegar en alguien sin tener que invertir tu tiempo en hacerlas como, por ejemplo, actualizar las redes sociales de tu empresa o tareas más rutinarias.
Cuadrante 4: no urgente + no importante. Contamos con muchas tareas de este tipo que nos distraen demasiado y que, por ende, hacen que pospongamos las actividades más urgentes. Esto es lo que se etiqueta normalmente como procrastinar, que no necesariamente quiere decir que no haces nada, pero sí que inviertes tu tiempo en cosas que no están orientadas a avanzar en tus objetivos y que te dificultan la optimización asertiva en la que inviertes el tiempo. Todo lo que cabe aquí debe eliminarse o realizarse en momentos «valle» (momentos de menos picos de trabajo), cuando ya se haya realizado lo prioritario.
3. Enfoca de manera efectiva y resolutiva tus esfuerzos
Lo verdaderamente interesante del método Eisenhower es que te sitúa en constante toma de decisiones entre la división de lo urgente y lo importante. Una vez tienes claro y definido qué tareas requieren una atención inmediata, y qué tareas pueden ser planificadas para más adelante, tendrás una herramienta aplicable a cualquier ámbito de tu vida.
Al utilizar la matriz de Eisenhower regularmente, tu cerebro comenzará a hacer nuevas conexiones y te acostumbrarás rápidamente a identificar la diferencia entre prioridades. Esto te ayudará a concentrarte mejor, nivelar la presión y el estrés y desarrollar lo más importante sin descuidos. Podemos determinar lo siguiente:
- Las tareas urgentes son las primeras que debes hacer en tu rutina. Trágate primero el sapo y trata de eliminarlas de tu lista lo antes posible.
- Las tareas importantes pero no urgentes necesitan no sólo atención, sino también, ser planificadas. Esto vale para cualquier ámbito de tu vida en el que quieras lograr un objetivo y requiera de pequeñas acciones rutinarias (¿ponerte en forma, ascender en el trabajo, vender más, arreglar tu casa?)
- Las tareas que son urgentes pero no importantes, son parte de la rutina pero probablemente pueda hacerlas alguien por ti. Esto quiere decir que debes desprenderte de los pequeños robatiempos.
- Finalmente, detecta las tareas que no son ni urgentes ni importantes y que resultan un obstáculo en tu trabajo y resérvalos para ratitos en los que tengas menos estrés.
4. Aplica el método en tu día a día
Para que visualices en un caso real la matriz de prioridades, te mostraremos un ejemplo aplicado. ¡Recuerda!: este método es aplicable prácticamente para cualquier ámbito de tu vida.
